Jest wiele metod planowania i zarządzania czasem. Pewne rzeczy są dla nas na tyle oczywiste, że nie jesteśmy nawet świadomi, że mają jakąś nazwę. Wychodzimy z założenia, że dopóki stosowana przez nas technika się sprawdza, nie musimy znać jej szczegółów.

Jedną z powszechnie używanych metod zarządzania czasem jest procedura OATS. Akronim tej techniki pochodzi z języka angielskiego i w dosłownym tłumaczeniu oznacza owies:

  • O (outcomes - wyniki)
  • A (activities - działania)
  • T (time - czas)
  • S (schedule - harmonogram)

Procedura OATS stała się znana dzięki autorowi książki  “Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania” Mike'owi Clayton'owi.


Po co stosować metodę OATS?

Załóżmy, że musimy rozplanować sobie kilka dni pracy. Standardowo przygotowujemy listę zadań i od razu zabieramy się za ich wykonanie. Niby poprawne podejście, ale pod koniec dnia mamy wrażenie, że stoimy w miejscu lub niewiele wykonaliśmy. A przecież nie siedzieliśmy i nie marnowaliśmy czasu. Gdzie zatem leży problem? Co zrobiliśmy źle? Te pytania nie dają nam spokoju.

Teoretycznie nie zrobiliśmy nic złego. Po prostu nie wzięliśmy pod uwagę kilku elementów, w tym tego, ile może nam zająć poszczególne zadanie. Nasza długa lista To-Do jest jedynie spisem tego, co należy zrobić. Nie uwzględnia jednak czasu. I tutaj właśnie z pomocą przychodzi nam metoda OATS mówiąca o konieczności rozpatrzenia 4 elementów.


Technika OATS krok po kroku:

  1. Outcomes - wyniki
    W pierwszym kroku powinniśmy określić rezultaty (cele), jakie chcemy osiągnąć w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca itp. Wyniki mogą być oczywiście narzucane z góry - grunt byśmy wiedzieli, do czego dążymy.

    Co ważne, powinniśmy mieć nie więcej niż 6 sprecyzowanych rezultatów do osiągnięcia w ciągu dnia lub tygodnia. Pamiętajmy, że mamy ograniczony czas i mimo najszczerszych chęci możemy fizycznie nie dać rady sprostać zadaniu. Należy wyjść z założenia, że lepiej zrobić mniej a dokładniej niż wszystko "po łebkach".

  2. Activities - działania
    Mając ustalone wyniki, możemy przejść do planowania konkretnych działań. W tym celu najlepiej rozpisać zadania (czynności), które doprowadzą do osiągnięcia danego rezultatu. Najczęściej stosuje się szczegółową listę to-do per określony wynik. Realizując po kolei zadania, wykreślamy je z listy.

    Plusem takiego podejścia jest nie tylko to, że nie dopisujemy nowych czynności do listy (czyli jej długość pozostaje niezmienna), ale również i to, że widzimy, jak bardzo zbliżamy się do realizacji danego celu. Czujemy satysfakcję z wykonanej dotychczas pracy i jesteśmy bardziej zmotywowani do dalszych działań.

  3. Time - czas
    Najtrudniejszym elementem w metodzie OATS jest oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie każdego działania (a nie osiągnięcia rezultatu). Zazwyczaj określenie niezbędnego czasu wykonuje się na podstawie własnych doświadczeń (lub doświadczeń innych osób), porównując analogiczne czynności wykonywane w przeszłości. W przypadku zupełnie nowych elementów na liście najlepiej rozbić czynności na jeszcze mniejsze etapy i spróbować wycenić ich pracochłonność, a następnie zsumować całość. Dlaczego tak? Ponieważ im większe zadanie, tym większy błąd przy oszacowaniu jego czasochłonności zazwyczaj popełniamy.

    Należy również pamiętać, by podczas szacowania uwzględnić dodatkowe kilka godzin jako rezerwę czasową. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć czy nie popełniliśmy błędu, określając pracochłonność oraz nie wiemy, czy podczas wykonywania zadań nie zdarzy się coś nieoczekiwanego, niezaplanowanego. Być może będziemy musieli odbyć ważne spotkanie, stworzyć zestawienie dla szefa lub wyskoczy nam coś pilnego w życiu prywatnym. Rezerwa czasowa, którą uwzględnimy przy planowaniu, pozwoli nam uniknąć chaosu i zburzenia pierwotnej wizji. Nie martwmy się, jeśli bufor czasowy pozostanie nienaruszony. Na pewno uda nam się go efektywnie spożytkować.

  4. Schedule - harmonogram
    Mając określone wyniki, jakie chcemy osiągnąć, znając zaplanowane konkretne działania oraz czas niezbędny do ich wykonania pozostaje nam ustalenie harmonogramu pracy. Powinniśmy zatem wyznaczyć dzień, godziny rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności z uwzględnieniem przerw (chociażby na posiłki, papierosa czy skorzystanie z łazienki).


Kiedy metoda OATS sprawdza się najlepiej?

  • przy prostych, niezbyt skomplikowanych i rozciągniętych w czasie projektach,
  • przy kilku krótkoterminowych projektach,
  • gdy nie widzisz połączenia pomiędzy listą zadań a swoimi celami,
  • gdy masz problem ze zmotywowaniem się do pracy,
  • gdy pojedyncza lista To-Do jest niewystarczająca,
  • gdy możesz rozbić projekt na kilka mniejszych etapów.




Technika OATS to kolejna z metod zarządzania i planowania czasem. Nie należy jej traktować jako pewnik i zakładać, że sprawdzi się w każdej sytuacji. Warto jednak ją wypróbować, gdy wszystkie inne metody zawodzą. Kto wie, może właśnie takiego sposobu planowania było nam potrzeba?