Podstawą każdego planowania powinno być wyznaczenie sobie konkretnego celu. Niby oczywiste i Ameryki przed nikim nie odkrywam, ale z drugiej strony często słyszymy, że projekt się przedłużył (albo co gorsza nie powiódł) ze względu na źle sformułowany cel.
Czy cel może być źle sformułowany?
To chyba pierwsze pytanie, jakie pojawia się w naszych głowach. Przecież cel to cel i tyle. Nie ma tu żadnej filozofii, prawda? A jednak...
Wyobraźmy sobie sytuację, że chcemy napisać książkę. Zdawałoby się, że mamy już wszystko by rozpocząć prace nad realizacją. Jednak czegoś nam tu brakuje. Zaczynają się schodki w postaci kłębiących się pytań:
- Jaką książkę chcemy napisać?
- Kiedy chcemy rozpocząć i zakończyć pisanie?
- Jaki tytuł ma nosić książka?
- Czy planujemy wydać ją sami czy wysłać do wydawnictwa?
- A może wydamy ją w wersji elektronicznej jako e-book?
Zamiast skupić się na rozpoczęciu prac tkwimy w miejscu lub ciągle zmieniamy koncepcje. Brak doprecyzowanego celu utrudnia jego realizację.
Metoda SMART
Jedną z metod efektywnego wyznaczania celów zwiększającą nasze szanse na sukces jest tzw. metoda SMART. Została ona opracowana i opisana w 1981r przez George'a T. Dorana. Szczegóły tej metodologii opublikowano w dokumencie pt. "There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives".
Jednak pierwsze wzmianki o efektywnym wyznaczaniu celów pojawiły się już w 1968r. (w artykule dr Edwin'a Locke pt. "W kierunku teorii motywacji i zachowań motywacyjnych"). To właśnie wtedy rozpoczęto intensywne poszukiwania sposobów zwiększających osiągnięcie sukcesu i doszukiwano się ich właśnie na etapie formułowania celów. Ale wracając do tematu...
Nazwa SMART to jednocześnie akronim pięciu cech, które powinny charakteryzować cel by był on osiągalny. W różnych miejscach możecie spotkać się z wieloma definicjami. Pozwolę sobie przedstawić jedną z nich.
- S - Specific (konkretny) - Cel powinien być jasno sprecyzowany tak, by był jednakowo zrozumiany przez wszystkich.
- M - Measurable (mierzalny) - Powinniśmy wyznaczyć kryteria osiągnięcia celu by wiadomo było, kiedy cel został osiągnięty. Dodatkowo umożliwi to sprawdzanie postępu prac.
- A - Achievable (osiągalny) - Cel powinien być osiągalny tzn. posiadamy wiedzę, uprawnienia, czas, środki finansowe i kadrowe by osiągnąć sukces. Nie należy kierować się zasadą "za wszelką cenę" - należy przeanalizować dostępne możliwości.
- R - Relevant (istotny) - Innymi słowy cel powinien nieść za sobą jakąś wartość (mieć sens) i powinien być dla nas istotnym krokiem naprzód (nieść za sobą korzyść).
- T - Time-related (powiązany w czasie) - Każdy cel powinien mieć określony horyzont czasowy (ramy czasowe), w jakim zamierzamy go osiągnąć.
Jak wyznaczyć cel metodą SMART?
Tyle teorii, a jak ma się to wszystko do praktyki i do rzeczywistości? Pozostańmy przy przykładzie naszej książki. Pierwszy cel brzmiał "Chcę napisać książkę". Nie był to jednak cel określony zgodnie z metodologią SMART. Jak zatem powinniśmy sformułować nasze zadanie?
Napiszę e-booka o zarządzaniu czasem i produktywności posiadającego minimum 60 stron i 5 rozdziałów. Prace nad książką zamierzam rozpocząć 1 marca. Koniec pisania powinien nastąpić po trzech miesiącach tj. 1 czerwca. Planuję poświęcać na pisanie 2 godzinny dziennie, w czasie których napiszę 700 słów.
Czy tak wyznaczony cel spełnia kryteria metody SMART? Sprawdźmy czy cel:
- Jest konkretny? - TAK. Wiemy CO chcemy osiągnąć.
- Jest mierzalny? - TAK. Określiliśmy minimum stron, ilość rozdziałów i dzienną ilość słów.
- Jest osiągalny? - TAK. Do napisania ebooka nie potrzebujemy nakładu finansowego.
- Jest istotny? - TAK. Chcemy podzielić się naszą wiedzą z innymi.
- Posiada ramy czasowe? - TAK. Zamierzamy rozpocząć prace nad ebookiem 1 marca i zakończyć je po 3ch miesiącach - poświęcając na pisanie dziennie po 2 godziny.
Oczywiście to tylko przykład z lekko wyssanymi z palca wartościami. Chodzi o precyzyjne informacje podane już podczas formułowania celu. I tu pojawia się kolejne pytanie...
Czy każdy cel może być SMART?
Na ten temat krąży wiele opinii. Jedni twierdzą, że każdy cel da się tak przeformułować i rozbudować, że będzie spełniać zasady określone za pomocą metodologii SMART. Inni zaś twierdzą, że wiele celów można przeredagować, ale nie oznacza to, że jest to możliwe w każdym przypadku. Weźmy jako przykład chęć rzadszego przeklinania albo coś abstrakcyjnego. O ile uda nam się określić pewne kryteria SMART to problem może się pojawić chociażby przy mierzalności.
Oczywiście, można wyznaczyć jakiś okres próbny podczas którego za każde przekleństwo będziemy wrzucać 1zł do słoika i kwota ta będzie naszym wyznacznikiem postępu w kolejnych miesiącach albo poprosimy kogoś o pomoc i opinię. Czy można to uznać za obiektywne i miarodajne? Chyba raczej nie...
Nie oznacza to jednak, że takie wyjątki przekreślają sens tej metody. To, o czym świadczą to jedynie fakt, że SMART nie jest aż tak uniwersalną metodą jakby się mogło nam zdawać. Nie zastosujemy jej do wszystkiego, ale na pewno warto ją wypróbować.
Metoda SMART to prosty i skuteczny sposób definiowania celów pozwalający na osiągnięcie dużo lepszych rezultatów w krótszym czasie. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że takie podejście do tematu jest czasochłonne i wymaga od nas doprecyzowania konkretnych informacji już na samym początku. O ile faktycznie SMART wymaga posiadania wiedzy przed rozpoczęciem prac, o tyle realizacja celu odbywa się w sposób ciągły - bez niepotrzebnych przerw przeznaczonych na określanie szczegółów. Każdy przerywnik to stracony czas i wybicie z rytmu. A co za tym idzie - zwiększone ryzyko niedowiezienia celu na czas.
0 Komentarze