Jest to o tyle problematyczne, że często wydaje się nam, że wszystko z naszej listy zadań jest tak samo pilne i tak samo ważne, a co za tym idzie - musi zostać zrobione w pierwszej kolejności. Takie podejście powoduje, że zamiast upraszczać i kolejkować zadania wprowadzamy jeszcze większy chaos. Sztuka planowania, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się dziecinnie prosta, potrafi sprawić wiele kłopotów. Na szczęście z pomocą do ustalenia priorytetów zadań przychodzi nam macierz Eisenhowera zwana również kwadratem Eisenhowera lub matrycą Eisenhowera.
Kim był cały ten Eisenhower?
Zanim przejdziemy do sedna, kilka słów o samym twórcy wspomnianej macierzy. Dwight David Eisenhower (pseudonim Ike) był amerykańskim dowódcą i generałem armii USA biorącym udział w II wojnie światowej. Po zakończeniu wojny porzucił wojsko na rzecz polityki i tym oto sposobem został 34-tym prezydentem Stanów Zjednoczonych.
Przez cały ten czas David Eisenhower miał pod sobą wiele ludzi i jeszcze więcej spraw na głowie. Wiedział, że nie jest w stanie udźwignąć wszystkiego sam i choć starał się kontrolować każde zadanie był świadom, że samodzielne wykonywanie prac pogarsza jedynie efektywność i działa negatywnie na terminowość. Znalazł więc sposób na zarządzanie czasem i listą zadań, która w jego przypadku była zawsze długa. Miał rozum na karku i jak sam zauważył, większość ważnych rzeczy rzadko bywa pilna, a większość pilnych spraw rzadko jest ważna. I tak oto powstała macierz Eisenhowera.
Ważność i pilność to dwa różne wymiary tworzące razem macierz Eisenhowera. Cały pic polega na tym, by odróżnić rzeczy ważne i pilne i nadać im odpowiedni priorytet. Nie oznacza to jednak, że jeżeli coś jest mało ważne i mało pilne nie powinno zostać przez nas wykonane. To od nas zależy co i w jaki sposób rozplanujemy.
Ważne i pilne sprawy
Zadania z pierwszej ćwiartki Matrycy Eisenhowera to złożenie rzeczy ważnych i pilnych, których odłożenie na późniejszy termin nie wchodzi w rachubę. To przede wszystkim takie zadania, dla których ważny jest czas wykonania ze względu na bliski termin realizacji (deadline). Jeżeli zadanie nie zostanie wykonane w wyznaczonym czasie odczujemy dotkliwe konsekwencje albo dołożymy sobie dodatkowej pracy. Do tej ćwiartki macierzy zaliczane są również zadania będące efektem zaniedbań lub ciągłego odwlekania na później zadań z ćwiartki nr 2.
Przykłady zadań ważnych i pilnych:
- awaria,
- odbiór dziecka z przedszkola,
- wizyta u lekarza,
- nauka na jutrzejszy egzamin,
- przygotowanie oferty dla klienta,
- rozpatrzenie reklamacji,
- implementacja krytycznej poprawki w systemie,
- przygotowanie raportu na koniec miesiąca przypadający jutro.
Zadania ważne, ale niepilne
Zadania z drugiej ćwiartki macierzy Eisenhowera to zadania strategiczne tzn. ważne, ale jeszcze nie na tyle pilne by je wykonywać od razu. Mówi się, że sprawy z tej części matrycy dotyczą realizacji naszych celów i marzeń, czyli czegoś co planujemy na przyszłość. Zadania zaliczające się do tej kategorii to przede wszystkim długoterminowe projekty, praca kreatywna, wdrażanie nowych pomysłów. Druga ćwiartka macierzy Eisenhowera to zapobieganie pożarom i kryzysom, które mogą wybuchnąć. Nie są to jednak sprawy wagi państwowej czy też życia i śmierci.
Przykłady zadań ważnych, ale niepilnych:
- planowanie budżetu domowego,
- randka,
- opracowanie planu kampanii marketingowej,
- analiza realizacji budżetu firmy,
- przygotowanie planu realizacji projektu,
- wdrożenie i przeszkolenie pracowników w nowy obszar działań.
Zadania pilne, ale nieważne
Trzecia ćwiartka Kwadratu Eisenhowera jest w pewnym stopniu podobna do pierwszej. Mieszczą się w niej bowiem pilne zadania, ale tylko te, które z naszego punktu widzenia nie są aż tak istotne. Często są do zadania innych osób delegowane na nas realizujące ich cele, a niewiele wnoszące do naszego życia. To wszystkie te sprawy, które są nam przypisywane z nadzieją, że się nimi zajmiemy. Przy tego typu zadaniach często tworzy się zamieszanie próbując przekonać nas o istotności tych elementów. Warto również zaznaczyć, że do trzeciej ćwiartki macierzy Eisenhowera zaliczają się wszystkie te zadania, które wynikają z faktu zaproponowania przez nas pomocy współpracownikom.
Przykłady zadań pilnych, ale nieważnych:
- zadania wynikające z zaoferowanej pomocy,
- nieplanowana wizyta znajomych w naszym domu,
- prośba koleżanki z pracy o przejrzenie aktualizowanej przez nią dokumentacji,
- zadania od przełożonych, z których nie jesteśmy rozliczani,
- odpowiedź na nieistotnego maila.
Zadania niepilne i nieważne
Do ostatniej ćwiartki macierzy Eisenhowera zaliczamy wszystkie pożeracze czasu i pomysły, które przychodzą nam do głowy a nie mające wpływu na naszą bieżącą sytuację. Tutaj zaliczyć możemy nasze odległe plany i marzenia, a także zadania określane mianem "nice to have".
Przykłady zadań niepilnych i nieważnych:
- przeglądanie social media,
- porządkowanie i opisywanie zdjęć,
- dowcipna korespondencja biurowa z żarcikami,
- pogawędki przy kawie,
- bujanie w obłokach.
Macierz priorytetów - typy działań:
Chociaż macierz Eisenhowera podzielona jest na cztery części nie oznacza to, że są one związane z czterema typami działań. To, w jaki sposób uporamy się z zadaniami zależy tylko i wyłącznie od nas i od naszej pomysłowości. Oczywiście możemy ograniczyć się do 4 opcji, ale typów działań mamy o wiele więcej, np. możemy:
- zrobić jak najszybciej,
- zaplanować realizację,
- oddelegować lub outsource'ować zadanie,
- ograniczyć zadanie,
- zautomatyzować proces,
- odłożyć na później,
- usunąć z listy zadań.
Matryca Eisenhowera to jeden ze sposobów radzenia sobie z ustalaniem priorytetów zadań. Zdaje się być skomplikowana, ale w gruncie rzeczy wymaga jedynie skupienia i obiektywizmu. Wadą tego podejścia jest jednak to, że nie zawsze potrafimy rozdzielić zadania między ważne a mniej ważne ze względu na nasz charakter i kierowanie się dobrem innych osób. Zdarza się również tak, że w ogóle trudno jest nam sklasyfikować jakiekolwiek czynności i przypisać je do określonych ćwiartek. Dodatkowo niekiedy nasza lista zadań nie zawiera elementów, które mogą zostać przełożone na później i wszystko co musimy wykonać trafia do pierwszej ćwiartki macierzy. Zaletą tej matrycy jest z kolei to, że jest dosyć elastyczna i możemy ją podzielić i skategoryzować według własnych potrzeb. I mimo, że macierz Eisenhowera nie jest idealną metodą zarządzania czasem to niewątpliwie pomaga skupić się nam na najważniejszych zadaniach i usprawnia ograniczenie bądź całkowitą eliminację niepotrzebnych elementów zajmujących naszą uwagę i czas.
Metoda Kwadratu Eisenhowera jako jeden z elementów wspierających zarządzanie czasem na pewno należy do wartych rozpatrzenia i podjęcia próby przeniesienia na własne podwórko.
0 Komentarze