Odwiecznym problemem naszego społeczeństwa jest chroniczny brak czasu na wszystko. Brakuje nam czasu na pracę, na przyjemności, na wakacje - a przede wszystkim na życie. Jako Pani Niedoskonała doskonale Was rozumiem.
Najprostszym rozwiązaniem byłoby po prostu wydłużenie doby o kilkanaście dodatkowych godzin. Czyż nie byłoby wspaniale mieć do dyspozycji 32 godziny? Nie musielibyśmy zarywać nocy i budzilibyśmy się pełni energii i chęci do działania! Nic bardziej mylnego.
Pożeracze czasu, czyli jeszcze tylko chwilę
Okazuje się, że niezależnie jaką ilością czasu byśmy nie dysponowali, to jesteśmy w stanie spalić ją na bezsensowne działania i tzw. rozpraszacze (szczególnie bolesne dla osób pracujących zdalnie). Pożeracze czasu to wszystkie działania, które absorbują naszą uwagę i tym samym odciągają nas od pilnych spraw lub zadań, za które właśnie mieliśmy się wziąć. Zastanówmy się (i z ręką na sercu przyznajmy) jak często i na jak długo zaglądamy do internetu, na portale społecznościowe, gramy w gierki na telefonie czy też bujamy w obłokach. Planując swój czas powinniśmy się zastanowić nad własną listą pożeraczy czasu. Ich identyfikacja i własna samodyscyplina pozwoli znaleźć część zaginionego czasu, który możemy przeznaczyć na prawdziwy odpoczynek i spacer. Nie chcąc być zbyt surowym dla siebie warto również ustalić maksymalny czas, jaki w ciągu dnia przeznaczymy na "pierdoły".
Sztuka planowania a odzyskanie kontroli
Sztuka planowania nie jest łatwa i wymaga od nas samodyscypliny oraz konsekwencji w działaniu. Pozwala nam jednak uporządkować zadania, zorganizować czas i efektywnie go wykorzystać. Odzyskanie kontroli nad uciekającym dniem jest wyłącznie kwestią organizowania i zarządzania czasem, czyli sztuką dobrego planowania.
Zamiast tracić czas ciągle rozmyślając, co mamy jeszcze do zrobienia wystarczy rozplanować wszystko na kartce papieru. Stworzenie listy rzeczy, będące podstawowym elementem planowania, nie tylko zwiększa świadomość ile zadań stoi przed nami, ale daje również gwarancję, że o niczym nie zapomnimy. Takie podejście wraz zaznaczaniem rzeczy już zrobionych poprawi także naszą motywację. Więcej ukończonych zadań w krótszym czasie oznacza przecież więcej czasu wolnego.
Ustalanie priorytetów na liście zadań
Planując swój czas warto zastanowić się nad priorytetami zadań, które na nas czekają. Nie zawsze jest to konieczne, ale na pewno ułatwia organizację. Niektóre zadania muszą zostać wykonane w konkretnym czasie czy też o określonej porze i to one będą determinować nasze dalsze działania. Oczywiście jest wiele sposobów ustalania priorytetów, ale do najpopularniejszych kryteriów należą:
- waga zadania (od najważniejszych do najmniej istotnych)
- ważność zadania (od najpilniejszych do najmniej pilnych)
- wielkość zadania / czasochłonność (od największych do najmniejszych i najszybszych)
Kryterium ważności zadania pozwala nam oznaczyć te, które muszą zostać koniecznie zrobione w danym czasie i wychwycić te, które w przypadku braku realizacji nie spowodują żadnych konsekwencji. Określenie ważności zadania pozwala na wykonanie w pierwszej kolejności zadań pilnych (np. związanych z sytuacjami kryzysowymi), a następnie na skupieniu się na rzeczach, które są zaplanowane, ale mogą zostać rozłożone w czasie. Z kolei ustalanie priorytetów według wielkości i czasochłonności zadania pozwala nam przewidzieć, ile czasu będziemy potrzebować na dopięcie jakiejś rzeczy, która może i nie jest najpilniejsza, ale na pewno jej wykonanie zajmie nam najwięcej czasu.
Czas, którego tak wszystkim brakuje ginie nam przede wszystkim z powodu braku planowania. Spora część z nas nie jest przyzwyczajona do spisywania zadań, a dla innych sztuka planowania jest niepotrzebnym elementem, na który z pozoru tracimy czas, ale to właśnie brak świadomości, konsekwencji i samodyscypliny sprawia kłopoty w efektywnej pracy.
0 Komentarze