Metoda Getting Things Done (GTD)

Chciałabym Wam przybliżyć dzisiaj kolejną z metod zarządzania czasem i zwiększania swojej produktywności. Getting Things Done, bo właśnie o niej mowa, ma nam pomóc ogarnąć nasze życie i doprowadzić wszystkie sprawy do końca. Jej autorem jest David Allen - spec od porządkowania rzeczy i wynajdywania czasu, a przede wszystkim autor książek "Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań" oraz "Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności". 

I chociaż stworzony przez Allen'a system GTD ma tylu fanów, co przeciwników, warto zapoznać się z tą metodą, która być może przypadnie nam do gustu i usprawni nasze działania.


Na czym polega metoda GTD?

Głównym celem metodologii opracowanej przez Allen'a jest zwiększenie komfortu pracy i życia m.in. poprzez uchwycenie wszystkich zadań, jakie na nas czekają. Nieważne czy dziś, czy jutro, czy za miesiąc, czy za rok. Nieistotne jest też czy zadanie musi być zrealizowane w całości, czy połowicznie. Ważne jest, by wiedzieć, co na nas czeka i mieć to zapisane na swojej liście ToDo. Sukces metody GTD polega na trzymaniu się swojej listy zadań, przechodząc od wykonania jednej rzeczy do kolejnej. Dzięki takiemu podejściu:
  • widzimy, ile rzeczy zostało nam do wykonania,
  • nie musimy się obawiać, że coś nam umknie (wszystko mamy zapisane),
  • jesteśmy w stanie śledzić nasz postęp.


No dobra, ale jak to osiągnąć? Otóż Getting Things Done zakłada stosowanie się do 5 kroków, które mają nam ułatwić życie.


5 zasad metody GTD (opisać)

David Allen wymyślił, że aby osiągnąć sukces i zwiększyć swoją produktywność (zmniejszając tym samym stres) należy ściśle trzymać się pewnych zasad - będących jednocześnie etapami Getting Things Done.

1. Gromadzenie (kolekcjonowanie) zadań
To pierwszy, a zarazem jeden z ważniejszych etapów metody GTD. Musimy spisać wszystkie zadania i cele, które należy zrealizować - nieważne kiedy, ważne, że te rzeczy wymagają naszej interakcji (tak, napisanie e-maila, czy wykonanie telefonu też powinno znaleźć się w kolekcji zadań). Co więcej, powinniśmy również odnotować pomysły i plany, jakie krążą nam po głowie tak, by oczyścić umysł i móc skupić się na realizacji. Wiadomym jest, że im więcej rzeczy nas rozprasza i zaprząta nasze myśli, tym trudniej efektywniej pracować. Za każdym razem, kiedy coś nam wpadnie do głowy - zapisujemy to na liście.

Uwaga, wszystkie te rzeczy powinny być zapisane w jednym miejscu, tak byśmy mieli do nich zawsze łatwy dostęp.


2. Analiza
Jak sama nazwa etapu wskazuje, musimy następnie przeanalizować każdą rzecz z naszej listy i określić, co powinno się z danym tematem zadziać. David Allen proponuje kategoryzować sprawy, nadając im pewne etykiety sugerujące, co należy zrobić. I tak przykładowo powinniśmy zidentyfikować:
  • sprawy nieistotne (tzw. śmieci), których nie potrzebujemy i nie mają dla nas żadnej wartości,
  • rzeczy do wykonania w mniej niż 2 minuty,
  • rzeczy, których wykonanie zajmuje więcej niż 2 minuty,
  • zadania, które możemy oddelegować innym,
  • zadania, które należy zrealizować w konkretnym czasie (dzień w kalendarzu)
  • projekty (duże zadania), które powstały na podstawie zgromadzonego materiału.

Pozostałe zadania, które nie wymagają natychmiastowego działania, powinny otrzymać etykietę:
  • archiwum - zawiera informacje potencjalnie potrzebne w przyszłości,
  • być może do wykonania w przyszłości - nie znamy daty wykonania.

Aby metoda Getting Things Done przyniosła nam korzyści i widoczne efekty, należy regularnie dokonywać analiz i opróżniać naszą "skrzynkę przychodzącą". David Allen proponuje, by zawsze stosować się do kolejki LIFO (Last In, First Out), czyli zawsze najpierw analizujemy rzeczy, które przychodzą na bieżąco.

Co więcej, jeśli zadanie nie wymaga od nas poświęcenia więcej niż 2 minut czasu, powinniśmy je wykonać od razu. W przeciwnym przypadku powinno trafić na listę rzeczy do zrobienia, która podlega porządkowaniu.


3. Porządkowanie
Proces porządkowania w metodologii Allen'a polega na pogrupowaniu wszystkich zgromadzonych i przeanalizowanych informacji w taki sposób, by można było do nich w każdej chwili łatwo wrócić. Możemy przy okazji nadać im kategorie typu: spotkania, maile, telefony, zakupy, itp. Porządkowanie ma na celu również wyłapanie tych spraw, które tworzą większe tematy (projekty). I tu uwaga, zgodnie z metodą Getting Things Done należy szczegółowo rozpisać części składowe projektów, by wyznaczyć czas i sposób ich wykonania. Ma to nam ułatwić pracę i sprawić, że nic nie zostanie przez przypadek ominięte.

I tak przykładowo najprostszy podział tematów, które wymagają od nas działania, może się składać z następujących grup:
  • Projekty -  czyli większe sprawy będące sumą pojedynczych działań,
  • Najbliższe zadania - tematy, które trzeba podjąć jak najszybciej
  • Oczekiwanie - czyli sprawy, przy których oczekujemy na czyjąś reakcję np. odpowiedź na maila, dostarczenie materiałów - innymi słowy to zadania, których nie możemy rozpocząć od razu, bo ktoś nas czymś "blokuje"
  • Kalendarz - tutaj trafiają rzeczy, które należy wykonać w konkretnym dniu (czasie).


4. Przegląd
Same uporządkowane i pogrupowane notatki na niewiele się zdadzą, jeśli nie będziemy dokonywali ich regularnych przeglądów. David Allen zaleca codzienną weryfikację stanu zaplanowanych najbliższych działań, a przynajmniej raz w tygodniu całościowy przegląd listy ToDo (wraz z zadaniami z kalendarza). Dzięki temu będziemy mieli pewność, że to, co robimy, jest faktycznie tym, czym powinniśmy się zająć. Co więcej, dzięki regularnym przeglądom rzeczy zapisane np. w kategorii "oczekiwanie" mogą zostać podjęte od razu (bo np. zajmują mniej niż 2 minuty) albo przestają być aktualne, bo ktoś zmienił zdanie i już nic nie musimy robić w danym obszarze.


5. Działanie
Ostatnim etapem metody Getting Things Done jest działanie, czyli podjęcie odpowiednich kroków, by ukończyć zadanie. Decydując się na konkretne działanie, musimy mieć jednak na uwadze następujące czynniki:
  • kontekst - sytuację, w której obecnie się znajdujesz,
  • dostępny czas - ogranicza pewne działania,
  • ilość energii - raczej nie zajmiemy się malowaniem pokoju po nieprzespanych czterech nocach z rzędu
  • priorytet zadania. 


Metoda GTD (Getting Things Done) ma tylu zwolenników, co przeciwników. Głównym elementem krytyki systemu Davida Allen'a jest to, że skupia się on głównie na spisywaniu w odpowiedniej postaci rzeczy do wykonania, a nie kładzie wystarczającego nacisku na działanie. Czy jest w tym odrobinę racji? Pewnie tak, ale z drugiej strony GTD jest świetnym sposobem na tworzenie i porządkowanie 
naszej listy ToDo. Zresztą decyzję o wdrożeniu metody Getting Things Done do naszej codzienności i tak musimy podjąć sami. :)