Nigdy nie byłam mistrzynią planowania i szczerze powiedziawszy odstraszały mnie różnego rodzaju planery. Nie dlatego, że nie widziałam ich wartości dodanej (są bardzo przydatne!), ale nie byłam nigdy konsekwentna w ich prowadzeniu i szybko lądowały gdzieś na półce.
Jest jednak jeden element sztuki planowania, który towarzyszy mi od lat i to nie tylko w życiu zawodowym, ale również i w prywatnym - ToDo list. Przekładając na polski "lista rzeczy do zrobienia" znana jako lista To Do czy też planer dnia.
Czym jest lista To Do?
Jest niczym innym jak spisem wszystkich czynności, które musimy albo chcemy wykonać w ciągu dnia. Jest o tyle prostym i podstawowym narzędziem do zarządzania czasem pracy i samoorganizacji, że nie wymaga od nas ustalania priorytetów, kolejności wykonywania, dzielenia na wielkość i czasochłonność zadania. Wystarczy jedynie wypisać to, co mamy zrobić i tyle (trochę jak lista zakupów). Lista To Do to najzwyklejsza lista, do której stworzenia wystarczy kartka papieru i długopis lub ołówek. Oczywiście można się posłużyć wieloma dostępnymi na rynku aplikacjami, ale nie jest to konieczne.
Po co mi lista zadań?
Nie wiem jak Wy, ale ja bywam niekiedy rozkojarzona i zakręcona w ciągu dnia. Wstaję razem z kurami, ogarniam się i wybiegam do pracy. W międzyczasie (lub dzień wcześniej) staram się ułożyć w głowie, co muszę zrobić danego dnia i wszystko jest ok, dopóki coś mnie nie rozproszy. W pracy są to nieplanowane wcześniej spotkania albo zadania ad-hoc (tzw. wrzutki), które burzą mój porządek dnia. Lista To Do pozwala mi wrócić na właściwy tor i mimo tych wszystkich rozpraszaczy zrealizować to, co miało zostać zrobione.
Kolejną kwestią jest to, że często przybywa nam obowiązków w ciągu dnia. Zapisanie wszystkiego na liście To Do gwarantuje, że nic nam nie umknie, a my stajemy się Paniami i Panami swojego czasu i nie straszny nam chaos panujący dookoła. Lista To Do pozwala nam kontrolować sytuację i poprawia koncentrację.
Jak zacząć korzystać z listy To-Do?
Po pierwsze ważne jest by rozdzielić listę na dwa rodzaje obowiązków: zawodowe oraz prywatne i starać się ich nie mieszać. Dlaczego? Ze względu na przejrzystość, której zakłócenie może spowodować przyrost frustracji i lekki chaos doprowadzając w efekcie końcowym do tego, że jakieś zadanie z listy zostanie pominięte. Załóżmy, że skupiamy się wyłącznie na zadaniach w pracy. Co dalej?
- Zapisz na liście wszystko, co masz do zrobienia na dzisiaj.
- Staraj się wpisywać rzeczy, w kolejności ich wykonania (to ułatwi zarządzanie czasem)
- Zadania powinny być S.M.A.R.T (innymi słowy krótko opisane, mierzalne i osiągalne)
- Duże zadania rozbijaj na mniejsze elementy i traktuj jako lista podrzędna
- Oznaczaj na liście To Do zadania zrealizowane (haczyk, kolor, skreślenie - pełna dowolność)
- Zakasaj rękawy i do roboty!
Jeśli należycie do grupy "leniuchów" i nie lubicie rozpisywać wszystkiego w zeszycie lub plannerze, możecie skorzystać z mojej listy. Link do darmowego szablonu w postaci pliku PDF znajdziecie w artykule "Lista To-Do do druku".
Przykładowe aplikacje do zarządzania listą zadań
Nie chcąc utonąć w stercie kartek bądź zeszytów i pragnąc być bardziej Eco oraz chcąc skupić w jednym miejscu wszystkie swoje listy zadań związane z wieloma projektami, warto zainteresować się dobrodziejstwem darmowych aplikacji do zarządzania zadaniami. Do najpopularniejszych należą m.i.:
- Asana
- Wunderlist
- Todoist
- Nozbe
- Any.do
- Trello
- ClickUp
- Amazing Marvin
- SplenDo
- Google Keep
Jak widzicie, zarządzanie listą zadań nie musi być takie skomplikowane. Wystarczy wyrobić w sobie nawyk korzystania z listy To Do by życie stało się bardziej kolorowe i uporządkowane.
0 Komentarze