Czy wiesz na czym polega metoda zwana Pomodoro?

Metod zarządzania czasem jest multum - od dziecinnie prostych do szalenie skomplikowanych. Jest zatem w czym wybierać. Najprostszym i zarazem chyba najbardziej znanym sposobem planowania czasu jest technika Pomodoro.


Skąd się wzięła metoda Pomodoro?

Nazwa  techniki wzięła się od minutnika kuchennego w kształcie pomidora (Pomodoro to po włosku "pomidor), który był wykorzystywany początkowo do eksperymentów przez Włocha, Francesco Cirillo. Technikę opracowano w XX wieku opierając się na założeniu, że częste, ale krótkie, przerwy poprawiają komfort psychiczny i efektywność pracy.


Prostota techniki Pomodoro

Cała idea Pomodoro opiera się na pełnej koncentracji na wybranym zadaniu przez 25 minut. Dopiero po upływie tego czasu bądź po wcześniejszym wykonaniu zadania możemy pozwolić sobie na krótka przerwę by w dalszej kolejności rozpocząć następne "wyzwanie". Cała prostota tej metody polega na tym, że nie potrzebujemy praktycznie żadnych narzędzi, oprócz:

  • czasomierza,
  • listy To-Do, na której zamierzamy się skupić zadanie po zadaniu,
  • długopisu/ołówka - jeśli nie korzystamy z elektronicznej listy zadań. 


Oczywiście nie musimy korzystać z minutnika kuchennego, wystarczy zwykły czasomierz lub budzik w smartfonie ustawiony na dzwonienie po 25 minutach. Możemy też śmiało skorzystać z dostępnych na rynku darmowych aplikacji takich jak pomodoro.cc  Narzędzia używane w tej metodzie są jednak kwestią drugorzędną. Najważniejsze jest pełne skupienie na zadaniu i ignorowanie (lub inna reakcja) pojawiających się rozpraszaczy.


Jak zacząć stosować technikę Pomodoro?

Procedura postępowania jest bajecznie prosta.

  1. Wybierz zadanie z listy To-Do, które masz zamiar wykonać.
  2. Ustaw timer na 25 minut.
  3. Wyłącz wszystkie rozpraszacze.
  4. Rozpocznij wykonywanie zadania.
  5. Po upływie czasu tzw. cyklu Pomodoro zrób sobie 5 minut przerwy
  6. Rozpocznij kolejne zadanie.
  7. Po 4rech cyklach Pomodoro zrób sobie dłuższą przerwę minimum 15 min.

Należy mieć na uwadze, że niektórych zadań nie jesteśmy w stanie zakończyć w czasie 25 minut, czyli w jednym pełnym cyklu Pomodoro. Nie oznacza to, że daliśmy ciała i pracowaliśmy nieefektywnie. Po prostu dane zadanie jest skomplikowane i czasochłonne. Co wtedy? Zgodnie z powyższym planem robimy sobie 5 minut przerwy i zamiast rozpoczynać nowe zadanie, kontynuujemy przez kolejne 25 minut to, które już rozpoczęliśmy. 

Jeżeli uda nam się skończyć zadanie przed upływem cyklu Pomodoro, zatrzymujemy czasomierz i robimy sobie krótką przerwę, a następnie wracamy do punktu 1.

Ważne jest jednak by zapisywać sobie na boku, ile cykli Pomodoro minęło. Dlaczego? Ponieważ zgodnie z założeniami metody, po każdych czterech cyklach powinniśmy zrobić sobie dłuższą, np. 15 minutową, przerwę. Każdą pauzę między cyklami powinniśmy spędzić aktywnie tak, byśmy mieli okazję odpocząć i chwilowo się rozluźnić.


Technika Pomodoro a "rozpraszacze"

Główną przeszkodą, jaką napotykają osoby stosujące metodę Pomodoro są tzw. rozpraszacze. Czyli innymi słowy wszystko to, co nas rozprasza i wymaga od nas oderwania się od zadania. Najczęściej są to:

  • telefony lub przychodzące sms'y,
  • przychodzące e-maile,
  • współpracownicy, 
  • nowe pomysły, itd.

Sposobem na to jest wyciszenie telefonu, odinstalowanie rozpraszających nas aplikacji, nieodpisywanie przez 25 minut na maila, wrzucenie bloku pracy własnej jako spotkanie do kalendarza, umówienie się w biurze by w danych godzinach Ci nie przeszkadzano. Możliwości jest wiele. Trzeba po prostu dostosować je do swojego otoczenia pracy. 

Z kolei w przypadku pojawienia się nowego pomysłu (np. przy pracy twórczej) warto mieć przy sobie kartkę papieru, by móc spisać nową ideę "na boku" i wrócić do niej po upływie cyklu PomodoroGrunt to nie poddawać się po kilku próbach - nie od razu przecież Rzym zbudowano.


Dlaczego metoda Pomodoro jest skuteczna?

Niewątpliwą zaletą techniki Pomodoro jest to, że pracujemy w blokach czasowych. Dużo łatwiej jest nam się skoncentrować na danym zadaniu mając świadomość, że po upływie 25 minut będziemy mieli przerwę. Nasze podejście jest wtedy zupełnie inne niż w przypadku, gdy pracujemy non-stop (bez przerwy) aż do zakończenia zadania. Dodatkowo, upływający czas zwiększa naszą efektywność, ponieważ zależy nam by zakończyć dane zadanie jeszcze przed przerwą, a nie przepalić na nie kolejnego cyklu. Nie dość, że jesteśmy w stanie więcej zrobić w wyznaczonym czasie, to mamy jeszcze większą satysfakcję z wykonanej pracy i większą motywację do dalszych działań


Skuteczność metody Pomodoro opiera się również na przerwach, które pozwalają nam na krótki odpoczynek, odświeżenie myśli i oderwanie się od tematu. To właśnie dzięki pauzom, jesteśmy w stanie dłużej pracować w skupieniu i jesteśmy bardziej asertywni w stosunku do wszystkich rozpraszaczy. 




Technika Pomodoro uczy nas przede wszystkim samodyscypliny i pracy w skupieniu. Jest ona na tyle elastyczna, że możemy sami dostosowywać długość bloków czasowych np. 20/5/15 (cykl / pauza / dłuższa przerwa) do naszych własnych potrzeb. Biorąc pod uwagę rozpraszacze, warto jednak rozpocząć przygodę z Pomodoro od wersji 15/5/15 (no chyba, że jesteśmy w stanie nie odpisywać na maile przez 20 minut).

Jeśli wdrożymy tą metodę w życie i nie poddamy się po kilku początkowych niepowodzeniach, zaczniemy zupełnie inaczej postrzegać zadania, które na nas czekają. Kto wie, może cykle Pomodoro staną się dla nas nową jednostką czasu? Bądź co bądź, ale jestem zdania, że Pomodoro jest jedną z technik zarządzania czasem pracy, którą warto wypróbować na własnej skórze.