W dzisiejszych czasach prześcigamy się na wymyślanie co rusz to nowych metod zarządzania czasem i ustalania priorytetów. Niewielu z nas jest jednak świadomych, że nikt tutaj nie wynajduje na nowo koła, a korzysta z dawno powstałych sposobów organizacji czasu.
Jedną z takich metod jest zasada Pareto zwana również zasadą 80/20. I chociaż jest to zagadnienie z dziedziny ekonomii i zarządzania to ma wykorzystanie na wielu płaszczyznach.
Skąd wzięła się zasada 80/20?
Zacznijmy od początku. Włoski socjolog i ekonomista żyjący na przełomie XIX i XX wieku, Vilfredo Pareto zaobserwował ciekawą rzecz - otóż 20% społeczeństwa jest w posiadaniu 80% wszelkich dóbr. Teza była ograniczona do konkretnej dziedziny, ale jak się później okazało zaobserwowane proporcje można było odnieść do innych elementów. W 1951r. amerykański naukowiec Joseph Juran przyjrzał się tezie Pareta i sformułował bardziej uniwersalną zasadę mającą zastosowanie w bankowości, zarządzaniu, socjologii i psychologii społecznej. Nazwał ją "zasadą Pareto", której główną regułą jest to, że 20% badanych obiektów jest związanych z 80% pewnymi zasobami.
Zastosowanie zasady Pareto
Zapewne ktoś zapyta "No ok, wszystko fajnie, ale jak to się ma do rzeczywistości i w czym tak naprawdę może pomóc nam zasada 80/20? Czy ma jakieś zastosowanie w zarządzaniu czasem czy też organizacji pracy?" Otóż dzięki tej zasadzie jesteśmy w stanie zwiększyć efektywność pracy przy jak najlepszym wykorzystaniu dostępnych środków. Co więcej, zasada Pareto pomaga ograniczyć koszty oraz zminimalizować utratę czasu, którego zawsze nam brakuje. Przykładowo:
- jedynie 20% regularnych spotkań, w których uczestniczymy przynosi efekty i nie jest stratą czasu,
- tylko 20% pracowników realizuje 80% ustalonego planu (np. sprzedaży),
- 20% klientów przynosi 80% zysku firmy,
- tylko przez 20% naszych działań tracimy 80% czasu.
Wystarczy rozważyć powyższe przykłady i podjąć odpowiednie działania takie jak:
- ograniczyć spotkania do minimum, zmienić charakter spotkań
- nagradzać pracowników najbardziej zaangażowanych
- pomyśleć nad biznesplanem i grupą docelową, zmienić strategię
- zastanowić się, na co palimy czas i ograniczyć te działania (np. bezproduktywne buszowanie po Internecie)
To samo można przenieść na płaszczyznę życia codziennego. Przykładowo, jeśli przez 80% czasu nosimy 20% rzeczy z naszej szafy to pozostałe ubrania tylko niepotrzebnie zajmują miejsce.
Oczywiście, cały pic polega na tym by znaleźć te 20%. O ile, w przypadku powtarzalnych zadań (np. regularnych spotkań, współpracy z danymi klientami) jesteśmy w stanie określić, które elementy nie przynoszą współmiernych zysków do poświęconego czasu i nakładów pieniężnych, o tyle w przypadku zadań jednorazowych bądź niepowtarzalnych zasada Pareto nie przyniesie nam żadnej korzyści.
Jak zacząć stosować zasadę Pareto
Początki zawsze bywają najtrudniejsze, dlatego mam dla Was kilka podpowiedzi, które pomogą Wam wprowadzić zasadę 80/20 do życia.- Określ kluczowe obszary, na których Ci zależy.
- Wybierz najważniejsze 20%, które spowoduje poprawę sytuacji.
- Wyznacz najważniejsze i mierzalne cele, dla każdego z wybranych obszarów.
- Wybierz najważniejsze 20% mając na uwadze rezultaty, jakie chcesz uzyskać.
- Określ kryteria sukcesu dla wyznaczonych celów i ponownie wybierz 20% kluczowych.
- Zastanów się nad konkretnymi działaniami (np. uwzględniając założony czas i budżet) dla osiągnięcia każdego z wyznaczonych celów.
- Wybierz 20% kluczowych działań dla każdego z celów.
- Ustal priorytety i plan działań (możesz posiłkować się np. macierzą Eisenhowera).
- Działaj!
Pamiętajcie jednak, że zastanawiając się nad konkretnymi działaniami powinniśmy rozpatrzyć nie tylko to, co będziemy robić, ale również i to, co zaprzestaniemy bądź ograniczymy albo do czego całkowicie zmienimy podejście.
Zasadę Pareto można stosować nie tylko do planowania działań długoterminowych, ale także do planowania codziennych działań. Można ją łączyć z innymi metodami i usprawnieniami, jak i na jej podstawie tworzyć finalną listę To Do. Warto pamiętać, że zasada 80/20 nie jest sztywną zasadą i można ją spokojnie modyfikować dostosowując do indywidualnych potrzeb (np. 70/30, 90/10).
Wdrażając zasadę Pareto do naszego życia codziennego nauczymy się lepiej gospodarować czasem i będziemy o krok bliżej do osiągnięcia sukcesu. Wystarczy jedynie bacznie obserwować powtarzalne zjawiska i wyciągać z nich odpowiednie wnioski. Początkowo może to nam zajmować więcej czasu, ale praktyka czyni mistrza i niekiedy warto poświęcić 5 min więcej na planowanie by móc efektywniej pracować oraz optymalizować nie tylko działania ale i pieniądze oraz czas.
0 Komentarze