31 rad jak być dobrym szefem

To, jak nam się pracuje w danym miejscu zależy nie tylko od zakresu naszych obowiązków i ich różnorodności, ale również od tego z kim mamy przyjemność pracować. To ludzie budują firmę i jej wizerunek oraz tworzą jej unikalną atmosferę. I nie chodzi tylko i wyłącznie o naszych współpracowników. Kierownictwo, szefostwo, managerowie - zwał jak zwał - to właśnie oni mają ogromny wpływ na jakość pracy. 

Czy istnieje zatem sprawdzony przepis na dobrego szefa? Czy trzeba posiadać jakieś wybitne predyspozycje do sprawowania tej funkcji? A może trzeba przejść przez szereg dziwacznych szkoleń i kierować się wspaniałymi radami coachingowych guru? Nie wiem. Nie piastowałam nigdy typowo kierowniczego stanowiska. Miałam okazję zarządzać zespołem pracując z nimi ramię w ramię, ale nigdy nie byłam "Szefową". Jednak podczas swojej pracy zawodowej spotkałam się z wieloma osobami, które gorzej lub lepiej zarządzały ludźmi. Na tej właśnie podstawie powstała poniższa lista 31 rad jak być dobrym szefem.

1. Pamiętaj, że zespół tworzą ludzie

Nie roboty i nie nadludzie. Zespół to najzwyklejsze istoty żywe, które tak jak my mają prawo do:

• odpoczynku,
• godziwej zapłaty, 
• własnego zdania,
• bycia zmęczonym, bycia w gorszym humorze,
• gorszego samopoczucia i chorób (choć nikomu tego nie życzę),
• problemów w życiu osobistym

i wielu innych aspektów życia.  

2. Bądź wsparciem dla pracowników

Są takie kwestie, które wymagają wsparcia szefa. Mogą to być ciężkie dyskusje z klientami, innymi departamentami, brak pomysłów na rozwiązanie problemów, wracający niczym bumerang temat lub inne rzeczy, które mimo najszczerszych chęci i starań pracowników utkną w miejscu. Dobry szef nie zostawi swoich podwładnych na pastwę losu. Nie odwróci się na pięcie klepiąc po ramieniu i mówiąc "jakoś sobie poradzisz". Prawdziwy szef znajdzie czas by wesprzeć swoich pracowników i pomoże im rozwiązać problem. Czasami wystarczy niewiele - wspólna burza mózgów, rozmowa z dyrektorem innego departamentu, telefon do księgowej czy rozdzielenie zadania na kilka osób.

3. Nie zrzucaj swoich odpowiedzialności na innych

Bycie managerem to nie zawód. To pozycja, z którą wiążą się pewne zadania i obowiązki. O ile niektóre zadania można oddelegować swoim pracownikom (kierując się np. matrycą Eisenhowera), o tyle odpowiedzialność zawsze powinna pozostawać u nas. To my podejmujemy decyzje i ponosimy ich konsekwencje. Oczywiście na pracownikach również leży odpowiedzialność i zakładam, że każdy z nich będzie starał się wykonać zadanie jak najlepiej, ale w przypadku porażki nie możemy wskazać palcem na Kowalskiego i powiedzieć "to nie moja wina, to On to zrobił". Nie oczekujmy też i nie wymagajmy od innych by podejmowali za nas ważne decyzje. Za coś przecież nam płacą. 

4. Działaj transparentnie

Jedną z najgorszych rzeczy, jaką może zrobić szef to działać za plecami swoich pracowników w kwestiach, które bezpośrednio ich dotyczą. W innych zresztą też. Nasze działania zawsze powinny być jasne dla wszystkich. Chyba nie chcecie by za Waszymi plecami ciągle pytano "co On robi przez te 8h dziennie?". Rozmawiaj z ludźmi, dyskutuj, informuj o swoich decyzjach i planach, a nawet o postępie lub jego braku.

5. Bądź dostępny - niech Twoje drzwi będą otwarte dla innych

Nawet królowa Elżbieta II przyjmuje interesariuszy, a Wy nie macie czasu dla swoich ludzi? Ciągle jesteście zabiegani i ostatnią rzeczą, której Wam brakuje "do szczęścia" to dyskusje z pracownikami? Nie wróżę Wam świetlanej przyszłości. Dobry szef jest dostępny. Niekoniecznie cały czas (a na pewno nie po godzinach pracy), ale zawsze potrafi znaleźć chwilę dla innych, gdy tego potrzeba. Błahostka czy nie, ale z jakiegoś powodu ludzie chcą z Wami porozmawiać. Nie budujcie muru wokół siebie i nie odgradzajcie się głęboką fosą z aligatorami. Nie można być dobrym kierownikiem uciekając od ludzi. 

6. Dbaj o atmosferę współpracy a nie rywalizacji

Wyścig szczurów to ostatnia rzecz, jaką chcecie zobaczyć u siebie w zespole. To nie przynosi nic dobrego. Co z tego, że zadanie jest szybko wykonane skoro mogą zacząć się konflikty, podkopywanie dołków, donosicielstwo, złośliwości, ciężka i napięta atmosfera. Na dłuższą metę niezdrowa rywalizacja to katastrofa dla dobrego managera.

7. Nie promuj wazeliniarstwa

Nienawidzę, gdy ktoś włazi szefostwu w tyłek (z wazeliną lub bez). Podlizywanie się jest po prostu słabe. Promując i akceptując zachowania tego typu psuje się atmosferę pracy. Nie ma w ogóle o czym tu dyskutować. Nie promujcie wazeliniarstwa i koniec. Zasłużcie na pochwałę i szacunek podwładnych swoją pracą i tym kim jesteście. Usłyszycie wtedy szczere słowa, a nie fałszywe gadki.

8. Doceniaj i dziękuj

To, że coś należy do obowiązków Kowalskiego nie oznacza, że nie należy go pochwalić za dobrze wykonaną pracę. To są elementarne zasady kultury. Jako szef naucz się doceniać ludzi i dziękować za dowiezione zadania. Pochwal, gdy ktoś zrobi coś szybciej albo wykaże się dodatkową inicjatywą. Doceń starania nie tylko słownie, ale i jeśli masz taką możliwość finansowo czy też upominkowo (np. VIPowskim gadgetem firmowym). Naprawdę niewiele potrzeba by być człowiekiem i by ludziom pracowało się lepiej.

9. Nie krytykuj publicznie

Kolejną nagminnie łamaną zasadą jest publiczna reprymenda pracownika. Zakładam, że krytyka była konieczna, ale to, co jest nieakceptowalne to upomnienie takiej osoby na forum. Chcecie skrytykować człowieka - nie ma problemu. Poproście go na stronę i porozmawiajcie szczerze w cztery oczy. Nie potrzebujecie do tego publiczności, wierzcie mi na słowo. Krytyka publiczna to pewnego rodzaju poniżenie i upokorzenie człowieka. Oprócz wstydu i frustracji może wywołać obniżenie poczucia własnej wartości Kowalskiego. Psychiczne znęcanie, bo tak publiczna reprymenda jest postrzegana, to przybicie gwoździa do trumny - Waszej jako szefa i pracownika, który może odejść.

10. Nie powtarzaj modnych coachingowych tekstów

Sorry, ale jedyne co tym osiągniecie to poirytowanie pracowników. Słysząc po raz n-ty "nie przychodź do mnie z problemami tylko z gotowymi rozwiązaniami" albo "zrób dzisiaj odrobinę więcej niż jesteś w stanie" mam ochotę pacnąć w łeb swojego szefa. Błagam, ale za pomocą głupich gadek coachingowych nie zarządza się ludźmi - robi się z nich idiotów. Poza tym, co to niby ma wnieść do pracy? Zamiast tracić czas na te modne motta zainteresujcie się swoimi pracownikami i postarajcie pomóc, a nie zniechęcić.

11. Bądź szczery

Szczerość to podstawa wszystkich relacji międzyludzkich. W tym też tych zawodowych. Będąc szczerym szefem zyskamy szacunek pracowników i swoich przełożonych. Nie bójmy się wyrażać swojego zdania - nawet jeśli jest odmienne od wizji firmy. Nie bójmy się mówić prawdy, nawet tej bolesnej. Pamiętajmy przy tym by jednak zrobić to w sposób kulturalny.

12. Bądź sobą - nie udawaj

Dobry szef jest zawsze sobą. Nie zmienia swoich poglądów w zależności od towarzystwa, w którym przebywa. Nie udaje przed pracownikami człowieka sukcesu i wielkiego nieomylnego znawcy każdego tematu.  Nie próbuje się przypodobać innym - jest po prostu sobą. 

13. Nie chomikuj maili

Przetrzymywanie maili to kolejna cecha nieogarniętych kierowników. Rozumiem, że czasami skrzynka mailowa aż pęka w szwach, ale od czegoś są reguły i filtry, które pomagają zarządzać i oszczędzać czas. Nikt nie każe nam czytać od samego rana wszystkich wiadomości, ale wystarczy je pobieżnie przejrzeć, by stwierdzić czy pojawiło się coś istotnego czy nie. Jeśli nie jesteśmy pewni przeforwardujmy takiego maila do pracowników z prośbą o weryfikację czy sprawa nas dotyczy. Najgorsze, co możemy zrobić to przechomikować maila, a po kilku dniach przesłać go do jakiegoś pracownika z prośbą o zajęcie się tematem. Tematem, którego termin zazwyczaj minął wczoraj, mija jutro bądź ogólnie na którego wykonanie pozostaje niewystarczająca ilość czasu. 

14. Przyznawaj się do własnych błędów

Każdy popełnia błędy - szef również. Nie każdy jednak potrafi się do nich przyznać. Chcesz być dobrym szefem, zawaliłeś temat - posyp głowę popiołem i przyznaj się do błędu a nie obwiniaj osób trzecich. Pokaż, że nawet Tobie może  się powinąć noga - zdarza się. 

15. Dbaj o rozwój pracowników

Jeśli uważacie, że pracownika w miejscu pracy trzyma jedynie pensja to nie nadajecie się na bycie szefem. Ludzie oprócz kasy, pragną ciągle się rozwijać i zdobywać nową wiedzę. I to nie tylko poprzez nowe zadania, ale również przez uczestnictwo w różnych kursach i szkoleniach. Dobry szef nie pozwoli by jego pracownicy tkwili w miejscu i wie, że taki stan rzeczy może skończyć się zmęczeniem i wypaleniem zawodowym. 

16. Bądź konsekwentny

Skoro rzekło się "A" to trzeba powiedzieć i "B". Nie wycofujcie się ze swoich słów, chyba że uznacie, że popełniliście błąd - wtedy zastosowanie ma pkt 14. Brak konsekwencji działania świadczy o słabej woli managera i rzucaniu słów na wiatr. Przestajemy być wiarygodni i tracimy zaufanie oraz szacunek naszych podwładnych. Kiepsko, prawda?

17. Rozwiązuj konflikty

Nigdy nie zakładajcie, że problemy i konflikty (szczególnie te personalne) same się rozwiążą. Nie udawajcie też, że ich nie ma, bo grozi to wybuchem, którego później już nikt nie opanuje. Zarządzanie ludźmi to odpowiedzialne zadanie. To nie tylko przypisywanie zadań i rozliczenie z nich pracowników. Dobry szef posiada zdolności interpersonalne. Nie musi być gadułą czy też mega towarzyskim człowiekiem. Musi jednak wiedzieć, kiedy wkroczyć do akcji i zażegnać konflikt zanim dojdzie do katastrofy. 

18. Stawaj w obronie swoich pracowników

Nawet jeśli podwładny zawalił na całej linii Waszym zadaniem jest obrona pracownika przed krytyką innych. Odpowiadacie nie tylko za sukcesy, ale również i za porażki zespołu. Możecie później przeprowadzić rozmowę z Kowalskim w cztery oczy by dowiedzieć się czemu zawiódł, ale publicznie powinniście go obronić. Tak samo powinno być w sytuacji, gdy ktoś obcy zaczyna krytykować opinię podwładnego na jakimś spotkaniu. Musicie być jego tarczą. Dobry wódz dba o morale swoich ludzi i nie pozwoli ich krzywdzić zarówno fizycznie jak i psychicznie.

19. Naucz się słuchać ludzi

To nieprawda, że problemy zaskakują nas znienacka. Nieprawdą jest też, że ludzie odchodzą bez ostrzeżenia. Nauczcie się słuchać swoich pracowników a dowiecie się, co w trawie piszczy, jaka panuje atmosfera, czy pracownicy są zadowoleni lub coś ich wkurza. Posiądziecie wiedzę tajemną, która ułatwi Wam zarządzanie zespołem. Zyskacie przychylność i szacunek innych. Zbudujecie zadowolony zespół, który skoczy za Wami w ogień i który stanie na głowie by dowieźć zadanie.

20. Ufaj ludziom i nie kontroluj ich na każdym kroku

Skoro nauczyliście się już słuchać ludzi to popracujcie jeszcze nad zaufaniem. Owszem "kontrola najwyższą formą zaufania", ale nie oznacza to, że trzeba patrzeć wszystkim na ręce i to na każdym kroku. Dajcie ludziom trochę przestrzeni, pozwólcie przejąć inicjatywę. Nie zostawiajcie ich samych, ale nie kontrolujcie - bądźcie obok w razie problemów. Brak zaufania sprzyja powstawaniu napięć i psuje atmosferę pracy. Później zaczyna walić się już wszystko.

21. Wykaż zainteresowanie pracownikiem i zadaniami

Zarządzanie ludźmi to również zarządzanie zadaniami. Nie oznacza to przypisania odpowiedzialności i pożegnania się życząc powodzenia. Dobry manager interesuje się statusem (ale nie nachalnie i bez kontroli na każdym kroku) i służy pomocą w razie potrzeby. Wykazywanie zainteresowania pracownikami i ich zadaniami powinno być naturalnym odruchem. Nie liczcie na to, że ktoś przyjdzie do Was mówiąc, że jest zawalony robotą i potrzebuje wsparcia. To może nigdy nie nastąpić. A nawet jeśli, to wyprzedźcie to zdarzenie. Pytajcie. I to niezależnie od tego, czy robota idzie dobrze czy źle. 

22. Szanuj pracowników

Oczywiście, nie ma ludzi niezastąpionych i każdego można "wymienić". Nie okazując jednak szacunku do pracowników (i nie tylko do nich!) nikt nie będzie chciał z nami pracować. Zresztą nie ma tu o czym dyskutować. Traktujcie ludzi tak, jak sami chcielibyście być traktowani. Nikt chyba nie lubi być besztany z błotem, prawda?

23. Szanuj czas innych

Większość ludzi ma normowany czas pracy i podczas jego trwania wykonuje swoje obowiązki. Nie oczekujcie, że ktoś będzie pracował po godzinach - szczególnie jeśli nikt za to nie płaci. Spójrzcie na to też z innej strony. To Wy płacicie (albo firma) za pracę ludzi. Nie szanując i marnując ich czas narażacie się na ryzyko, że dany temat nie zostanie skończony w zadeklarowanym czasie - a to już dodatkowe koszty lub konsekwencje. Nie bez powodu mawia się, że czas to pieniądz. 

24. Bądź punktualny i przepraszaj za spóźnienia

Brak punktualności to brak poszanowania i osób i ich czasu. Spóźnienia mogą się zdarzyć każdemu. Czy to przez korki czy przedłużające się ważne spotkanie czy też z innych powodów. Grunt to uprzedzić pracowników o spóźnieniu (w miarę możliwości) i przeprosić za zaistniałą sytuację. No i oczywiście pilnujcie by takie spóźnienia były sporadyczne i nie weszły Wam w nawyk.

25. Nie zwołuj bezsensownych i bezproduktywnych spotkań

Dobry szef wie, że brak poszanowania czasu innych może objawiać się na wiele sposobów. Oprócz nagminnych spóźnieni najczęściej spotykaną formą tego "przewinienia" są bezsensowne i bezproduktywne spotkania. Zwoływane w sumie nie wiadomo po co. Jeśli organizujecie spotkanie upewnijcie się, że jest konieczne i że zapraszacie tylko niezbędnych uczestników. Miejcie przygotowaną agendę spotkania i trzymajcie się tematu. Nie rozpoczynajcie dygresji, które zazwyczaj rozwlekają niemiłosiernie spotkanie i burzą jego porządek. Chcecie pogadać z ludźmi o pierdołach? Nie ma problemu - umówcie się po pracy na kawę lub piwo, ale nie marnujcie czasu innych.

26. Upewniaj się czy zostałeś dobrze zrozumiany

Nigdy nie zakładajcie, że to co powiedzieliście jest zrozumiałe dla wszystkich. Wręcz przeciwnie. Upewniajcie się czy pozostali wiedzą, co jest do zrobienia - bez żadnych niedomówień. Możecie nawet wypunktować czego oczekujecie i na kiedy. Ważne by ludzie nie opierali się na swoich domysłach, które niekoniecznie muszą zbiegać się z Waszymi oczekiwaniami. 

27. Nie obiecuj gruszek na wierzbie

Nie malujcie trawy na zielono i nie obiecujcie, że będzie lepiej jeśli wiecie, że tak się nie stanie. Nie obiecujcie ludziom podwyżek, których nie dostaną ze względu na brak budżetu. Takie "mamienie" pracownika wzmaga tylko jego frustrację i działa na Waszą niekorzyść. Lepsza najgorsza prawda niż najpiękniejsze kłamstwo. Bądźcie fair nawet jeśli może się to wiązać z utratą pracownika. 

28. Nie próbuj na siłę "zintegrować" ludzi

Nie wszyscy muszą być duszami towarzystwa. Nie próbujcie na siłę rozkręcić milczącego Kowalskiego i nie przymuszajcie go do wychodzenia ze strefy komfortu poprzez namawianie na spotkania poza godzinami pracy. Dajcie ludziom przestrzeń i swobodę bycia sobą. Introwertycy potrafią świetnie dogadywać się i uzupełniać z ekstrawertykami bez ingerencji innych. Niektórzy potrzebują więcej czasu, by choć trochę się otworzyć przed innymi. Nie naciskajcie na nikogo. Nie jest też powiedziane, że cały zespół musi się świetnie dogadywać. Ważne by ludziom dobrze się pracowało, ale do tego dochodzi się inaczej - np. trzymając się wszystkich wymienionych tutaj porad.

29. Doceniaj różnorodność ludzi tworzących zespół

W różnorodności tkwi siła i klucz do sukcesu. Różnorodny zespół to zespół ludzi uzupełniających się i potrafiących "zobaczyć więcej". Nie wymagajcie by wszyscy pracownicy zachowywali się lub pracowali jednakowo. To, co jest piękne w pracy grupowej to ta odmienność zdań, pomysłów i rozwiązań tego samego problemu. I nie mówię tu o różnorodności stanowisk czy ról, ale o różnorodności charakterów. To właśnie ten mix osobowości sprawia, że pracujemy wydajniej, wpadamy na bardziej kreatywne pomysły i potrafimy przewidzieć problemy zanim się jeszcze pojawią.

30. Traktuj ludzi jednakowo - nie faworyzuj nikogo 

Nie musicie lubić wszystkich pracowników. Nikt tego od Was nie wymaga. Niezależnie od tego czy pałacie do kogoś sympatią czy też nie to wszystkim należy się jednakowe traktowanie. Nieważne, że Kowalski to syn Premiera, a Nowak to córka Goździkowej. Dla dobrego szefa oboje są pracownikami takimi samymi jak Malinowski. Być może bardziej lub mniej uzdolnionymi lub pracowitymi, ale nadal to tacy sami ludzie. Pochodzenie i koneksje rodzinne czy też  tzw. "plecy" nie powinny być jakimikolwiek wyznacznikami w pracy. 

31. Traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany

Ostatnia rada jest kwintesencją wszystkich poprzednich. Nie wymaga żadnego dodatkowego komentarza.

A może macie jeszcze inne rady na to, jak być dobrym szefem? Jeszcze nigdy nie pracowałam z człowiekiem, który spełniał wszystkie kryteria dobrego szefa, ale może ktoś z Was miał to szczęście? A może sami jesteście takimi managerami?