Metoda Zen To Done

Jak wiadomo, istnieje wiele technik i sposobów zarządzania czasem oraz planowania. Można powiedzieć, że co rusz powstają nowe - bardziej lub mniej złożone. Dziś jednak chciałabym Wam przybliżyć metodę Zen To Done tzw. ZTD będącą alternatywą dla skomplikowanej metody Getting Things Done (GTD).

Skąd się wzięło Zen To Done?

Zen To Done to system, którego autorem jest Leo Babauta - autor książki "Minimalizm", dziennikarz, bloger oraz twórca bloga Zen habits mieszkający na stałe w San Diego w Kalifornii. Leo wykorzystał najlepsze według siebie elementy systemów efektywnego zarządzania sobą (które nie spełniały jego oczekiwań), w tym metody GTD czy też 7 nawyków skutecznego działania Stevena Coveya, i stworzył własny, unikalny i przede wszystkim prosty model. Babauta skupił się w swoim systemie przede wszystkim na tym, co trzeba zrobić "tu i teraz", a nie planowaniu 3ch lat z wyprzedzeniem. Oczywiście tworzymy listy tygodniowe, miesięczne i roczną, ale te długoterminowe nie są tak sztywne i to, że coś się pojawiło na liście miesięcznej, nie znaczy, że zostanie wykonane (bo np. straci swoją istotność). 


Na czym polega metoda Zen To Done?

System Zen To Done skupia się na 10 krokach, a dokładniej na naszych 10 nawykach. Jednak jak zaznacza sam autor, pierwsze cztery nawyki są najistotniejsze chociaż warto zaznaczyć, że metoda Babauty daje nam swobodę i to od nas zależy, na czym się skupimy i co przyniesie nam najwięcej korzyści. Poniżej 10 nawyków wg Zen To Done:


1. Kolekcjonowanie
Czyli nic innego jak uporządkowanie otaczającej nas rzeczywistości, w szczególności naszych myśli. Wystarczy codziennie rano przelać na papier wszystko, co zaprząta naszą głowę, by móc rozpocząć dzień z oczyszczonym umysłem trzeźwo spoglądając na zadania, jakie na nas czekają. Nie musimy mieć do tego żadnych specjalnych narzędzi. Im prostsze rozwiązanie wybierzemy, tym lepiej - a zatem wystarczy zwykła kartka i długopis. Stworzymy coś na wzór nieuporządkowanej listy ToDo, którą będziemy mieć pod ręką. Ważne, by sumiennie podejść do tego zadania i spisać wszystko: plany, cele, pomysły, wizje, duże i małe zadania. 

Dla zwiększenia przejrzystości naszych notatek możemy podzielić kartkę na kilka części i opisać je odpowiednimi nagłówkami np. praca, dom, rozwój osobisty.


2. Przetwarzanie
Kolejnym krokiem jest przetworzenie naszych notatek z wcześniejszego punktu i odpowiednie ich uporządkowanie. Warto zaznaczyć, że nie musimy tego wykonywać co 5 minut. Leo Babauta zaleca porządkowanie listy raz dziennie lub raz na 3 - 4 dni - według własnego uznania i potrzeb. Przy każdym wylistowanym zadaniu powinniśmy podjąć decyzję - trochę na wzór matrycy Eisenhowera, czyli:
  • Wykonaj od razu - jeśli nie zajmie Ci to więcej niż 2 minuty
  • Wykonaj później - jeśli zajmie Ci to więcej niż 2 minuty przypisz zadanie do listy do wykonania na dany dzień lub cotygodniowej listy zadań
  • Zostaw - jeśli kompletnie nie masz pomysłu na to zadanie i nie wiesz co z nim zrobić. Ważne, by dopisać obok datę, oznaczającą dzień, kiedy powrócimy do danego tematu. Starajmy się jednak nie wykorzystywać tej opcji zbyt często.
  • Deleguj - jeśli możesz przekazać wykonanie tego zadania komuś innemu, zrób to. Pamiętaj jednak by później sprawdzić status i czy faktycznie osoba, której powierzyliśmy temat, zajęła się nim i go ukończyła.
  • Usuń - jeśli dana rzecz okaże się nieistotna, nie traćmy na nią czasu.

3. Planowanie
Nawyk planowania polega na dokładnym ułożeniu planu działania na kolejne dni. Istotne jest, by raz w tygodniu zaplanować sobie nadchodzący tydzień, wybierając z listy cele, które chcemy zrealizować. Można to wykonać w dwojaki sposób: albo robiąc zbiorczą tygodniową ToDo listę, albo z podziałem zadań na konkretne dni.

Oczywistym jest jednak to, że czasami nie starczy nam czasu by wykonać wszystko, co zaplanowaliśmy. Dlatego też należy wybrać sobie 3 najważniejsze cele, które zrealizujemy danego dnia i zapisać je na samej górze kartki. To właśnie od tych zadań powinniśmy zacząć nasz dzień tak, by zakończyć go sukcesem i mieć poczucie wykonania dobrej roboty.


4. Działanie
To ostatnie z najważniejszych zadań według metody Zen To Done. Opiera się ono na kilku prostych, aczkolwiek kluczowych zasadach:

  • Tylko 1 zadanie na raz
  • Brak multitaskingu
  • Pozbądź się rozpraszaczy (telefon, media społecznościowe) - Skup się!
  • Zacznij od najistotniejszych zadań
  • Rób przerwy i odpoczywaj (możesz skorzystać np. z metody Pomodoro), ale bez rozpraszaczy
  • Po wykonaniu zadania nagródź się
Może się to Wam wydawać śmieszne, ale nagroda to świetny motywator do dalszego działania. Zresztą nie przyznajemy sobie jej za nic (niczym premie dla posłów) - toć ukończyliśmy zadanie z naszej listy ToDo!


5. Prostota
W ZTD istotna jest prostota, dlatego też Babauta zaleca korzystanie z jak najbardziej przejrzystych list zadań dopasowanych do naszych potrzeb. Nie komplikujmy sobie życia i nie traćmy czasu na zaawansowane narzędzia do planowania. Nie jest przecież istotne czy zaplanujemy rzeczy w kolorowych tabelkach, czy ozdobimy je zawijasami czy, też skorzystamy z aplikacji (które de facto nas rozpraszają). Im prościej, tym lepiej. Liczy się fakt ukończenia zadania, a nie wpisania go ładnie na listę.


6. Organizacja
Uporządkuj swoje miejsce pracy (choć jeśli wolisz artystyczny nieład i się w nim bez problemu odnajdujesz  - pozostaw go). Niech wszystko ma swoje miejsce. Nie trać czasu na bezsensowne poszukiwania. Porządek usprawnia pracę. Jeśli masz zawaloną skrzynkę mailową, skorzystaj z folderów, etykiet - ogarnij swoje otoczenie, by móc efektywniej pracować.


7. Przeglądanie
Metoda Zen To Done to nie tylko sposób na codzienne wymiatanie. To również organizowanie celów rocznych i prywatnych, dlatego też Babauta zaleca, by co najmniej raz w roku przejrzeć swoją listę, by określić nowe długoterminowe działania. Dodatkowo powinniśmy wykonywać przeglądy miesięczne i tygodniowe. To usprawni pracę i zapewni, że nic nie umknie naszej uwadze.


8. Upraszczanie
Podobnie jak w punkcie 5, prostota jest istotna w działaniu. Nie twórzmy skomplikowanych zadań, upraszczajmy je. Nie piszmy elaboratów, co należy zrobić - zapiszmy to w kilku słowach. Ograniczajmy cele do minimum, nadajmy priorytety działaniom, nie zajmujmy się tzw. pierdołami, skupmy się na najważniejszych zadaniach, pozbądźmy się niepotrzebnych rozpraszaczy i nie kombinujmy.


9. Rytuały
Opracujmy swoje rytuały, które pomogą nam się skupić i pozbyć chaosu z naszego nieuporządkowanego życia. Warto stworzyć sobie poranny rytuał polegający na sprawdzeniu kalendarza lub zadań na dany dzień a wieczorem rytuał będący podsumowaniem naszych prac - taką refleksją nad tym, co zrobiliśmy, dlaczego coś się nam nie udało, co możemy usprawnić. Jeśli nie jest Ci obcy SCRUM to wieczorne podsumowanie byłoby tzw. "review" wykonywanym po każdym sprincie. 


10. Pasja
Nie każdy może żyć zgodnie z maksymą Konfucjusza mówiącą, że należy wybrać sobie taką pracę, którą kochamy, a nigdy nie przepracujemy ani jednego dnia, ale to, co każdy z nas może zrobić to znaleźć swoją pasję i spróbować wpleść ją w codzienność (o ile się da). Dlaczego? Ponieważ dużo sprawniej wykonuje się rzeczy, które lubimy i na których nam zależy. Co więcej, praca przynosi nam wtedy radość, a nie udrękę. Tak, wiem. Łatwo powiedzieć. Ja też nie pałam miłością do swojej pracy w 100%, ale są takie zadania, których wykonanie sprawia mi frajdę i radość. 


Dlaczego warto spróbować metody Zen To Done?

A dlaczego by nie? 
  • ZTD jest nieskomplikowana,
  • można ją dostosować do własnych potrzeb,
  • zmienia nasze nawyki pracy,
  • opiera się na prostocie i upraszczaniu (żegnaj chaosie!)
  • wg ZTD szybciej, nie znaczy więcej i lepiej
  • ZTD pomaga skupić się na najważniejszych zadaniach.


Zalet metody Zen To Done jest naprawdę wiele. Najlepsze jest w niej to, że jest poniekąd "zlepkiem" wielu innych metod, z których wykorzystuje poszczególne elementy. To nie jest kolejna technika w stylu "albo postępuj zgodnie z naszymi wytycznymi, albo nie stosuj tej metody wcale". 

Jeśli się chwilę zastanowimy, może się okazać, że w pewnym stopniu sami nieświadomie korzystamy z ZTD w naszym codziennym życiu. Być może wystarczy dostosować pewne aspekty naszego planowania, by móc pracować jeszcze efektywniej?