Jakiś czas temu uraczyłam Was tajnikami metody Zen To Done stworzonej przez Leo Babautę i zaznaczyłam, że jest ona alternatywą dla niedoskonałej metody Getting Things Done (GTD). Wszystko fajnie, ale skąd w ogóle takie stwierdzenie? 

Otóż nawet Babauta we własnej osobie podaje mankamenty GTD, z której sam początkowo korzystał, a która to nie przyjęła się w jego codzienności. Oba systemy mają wiele wspólnego, skupiając się, chociażby na zmianie nawyków, ale to ZTD jest bardziej praktyczna i kładzie duży nacisk na upraszczanie i działanie, kiedy to metoda Getting Things Done zaleca planowanie i skupienie się na systemie. Ale to nie wszystko!


Dlaczego ZTD może być lepsza od metody GTD?

Metoda Zen To Done adresuje 5 głównych problemów, które pojawiają się podczas korzystania z Getting Things Done. Oczywiście są to dosyć subiektywne powody, gdyż każdy z nas jest inny i być może GTD się u nas sprawdzi. 
  1. Metoda GTD to seria zmian nawyków
    To chyba najważniejszy powód, dla którego Getting Things Done nie u wszystkich się sprawdza. Ciężko jest zmienić jednocześnie wiele nawyków. Jest to nie tylko trudne, ale i przytłaczające. Dlatego też w ZTD zaleca się skupienie się na jednym nawyku naraz. Nie ma tu miejsca na multitasking. Uporawszy się z jedną rzeczą, przechodzimy do kolejnej tym samym unikając rozgrzebania kilku rzeczy na raz (jak to bywa w systemie GTD).

  2. Metoda GTD nie skupia się wystarczająco na działaniu
    Mimo tej wspaniałej nazwy świadczącej o tym, że korzystając z metody Getting Things Done wykonamy to, co zrobić należy, to sam system skupia się bardziej na planowaniu, analizowaniu i kolekcjonowaniu zadań niż na ich faktycznej realizacji. Tymczasem Zen To Done mówi co zrobić, by ukończyć zadania (osiągnąć oczekiwany efekt) i już na samym wstępie informuje, że pewne rzeczy czasem trzeba przełożyć na później, oddelegować albo po prostu usunąć z listy ToDo, bo nie są one na tyle istotne, byśmy poświęcali im swój cenny czas i energię.

  3. GTD nie jest wystarczająco ustrukturyzowana
    Dla wielu osób brak jasnej struktury metody GTD i możliwość podejmowania decyzji na bieżąco jest olbrzymią zaletą tego systemu. Jednak brak pewnego schematu powoduje, że ten sposób planowania pozbawiony jest konkretnych wskazówek. Dlatego też Leo Babauta w swojej metodzie dodał nawyki i rutyny, które pomagają rozwiązać ten problem. Stanowią one jednak opcjonalną część w systemie Zen To Done i w każdej chwili można z nich zrezygnować, nie rozwalając domku z kart.

  4. GTD skupia się na wszystkich zadaniach
    Getting Things Done to system, który kładzie duży nacisk na wykonanie wszystkich zadań. Musimy tak planować, by osiągnąć 100% sukces. Niestety takie podejście może powodować dodatkowy stres, bo przecież MUSIMY wszystko zrobić. Tymczasem Zen To Done każe upraszczać życie i zastanowić się, które z zadań można oddelegować, a które usunąć z listy (trochę jak w matrycy Eisenhovera).  ZTD wprowadza spokój w nasze działania i wskazuje te rzeczy, które są dla nas faktycznie najważniejsze (i to na nich powinniśmy się skupić).

  5. Metoda GTD za mało skupia się na celach osobistych
    Getting Things Done to trochę taki wysoko poziomowy system planowania - robimy wszystko, co zostało nam zlecone, bez zastanawiania się nad sensownością czy też istotnością poszczególnych rzeczy. Ignorowany jest fakt czy dane zadanie jest dla nas ważne. Zen To Done, w przeciwieństwie do GTD wprowadza priorytety, zaleca planowanie dzienne i tygodniowe, a także sugeruje regularny przegląd listy ToDo tak, by skupić się na najważniejszych rzeczach do zrobienia. W pewnym sensie można powiedzieć, że metoda ZTD to taka bardziej egoistyczna wersja systemu GTD, mówiąca "najpierw to, co ważne dla mnie, później reszta jak starczy czasu i siły".

Oczywiście to, czy bardziej przypasuje nam metoda Getting Things Done, czy Zen To Done to kwestia osobista. W końcu niezależnie od systemu, z jakiego korzystamy przy planowaniu, wszystko i tak wymaga pewnego rodzaju samodyscypliny. Niemniej jednak, według mnie, obie metody są godne uwagi i przetestowania.